Örnek Depolama Ltd. Şti. (deneme verisi)
KVKK Aydınlatma Metni
Örnek Depolama Ltd. Şti. (deneme verisi) olarak, eşya depolama hizmetimiz kapsamında kişisel verilerinizi hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak ve nasıl işlediğimizi, kimlere aktardığımızı ve haklarınızı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. maddesi uyarınca bilginize sunarız.
1. Veri sorumlusu
- Unvan
- Örnek Depolama Ltd. Şti. (deneme verisi)
- Adres
- Hadımköy Mah. Depo Cad. No:12 Arnavutköy / İstanbul
- Vergi dairesi / no
- Arnavutköy / 1234567890
- E-posta
- info@takiplog.com
- Telefon
- 0212 555 10 20
- İnternet sitesi
- https://ornek.takiplog.com/
2. Hangi verilerinizi işliyoruz?
| Kategori | Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad soyad; bireysel faturalandırmada T.C. kimlik numarası; kurumsal müşterilerde yetkili adı. |
| İletişim | Cep telefonu, e-posta, adres, şehir; tercih ettiğiniz bildirim kanalı. |
| Müşteri işlem | Depolama sözleşmesi, kiralanan alan, sözleşme tarihleri ve bedeli; depolanan eşyaların listesi ve açıklamaları; depoya giriş-çıkış, teslim ve randevu kayıtları; talepleriniz ve memnuniyet anketi yanıtlarınız. |
| Finans | Borç, tahsilat, iade ve fatura kayıtları; vergi dairesi / numarası; havale bildiriminde gönderdiğiniz dekont. Kart bilgileriniz tarafımızca görülmez ve saklanmaz. |
| Görsel ve işitsel kayıt | Eşyaların teslim alınırken ve teslim edilirken çekilen fotoğrafları; dijital sözleşme onayında attığınız imzanın görüntüsü. |
| İşlem güvenliği | Müşteri paneline giriş için gönderilen tek kullanımlık kodlar (maskelenerek), IP adresi, giriş ve işlem kayıtları; dijital onayda tarih, saat ve IP kaydı. |
| Fiziksel mekân güvenliği | Depo giriş kodunuz ve kodun kullanıldığı giriş kayıtları. |
| Müşteri adayı (teklif formu) | Ad soyad, telefon, e-posta, ihtiyaç duyulan alan / süre ve notunuz; formun gönderildiği zaman ve IP adresi. |
Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik veri vb.) talep etmiyoruz. Lütfen eşya açıklamalarına ve yazışmalara bu tür bilgi eklemeyiniz.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepleri
| Amaç | Hukuki sebep (Kanun md. 5/2) |
|---|---|
| Teklif talebinizin değerlendirilmesi, size fiyat teklifi sunulması | Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (c) |
| Depolama sözleşmesinin kurulması ve ifası; alanın teslimi, eşyaların teslim alınması ve teslim edilmesi, randevuların yönetimi | Sözleşmenin kurulması ve ifası (c) |
| Kira ve hizmet bedellerinin tahakkuku, tahsilatı ve iadesi; ödeme hatırlatmaları; makbuz ve fatura düzenlenmesi | Sözleşmenin ifası (c); kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülük (a, ç): 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu |
| Sözleşme, ödeme, yenileme ve randevu bildirimlerinin SMS ve e-posta ile iletilmesi | Sözleşmenin ifası (c) |
| Eşyaların teslim anındaki durumunun fotoğrafla belgelenmesi; olası hasar ve kayıp iddialarında hakların korunması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e) ve meşru menfaat (f) |
| Dijital sözleşme onayının ve imzanın kimin tarafından, ne zaman verildiğinin ispatı | Sözleşmenin kurulması (c) ve bir hakkın tesisi (e) |
| Müşteri paneline güvenli giriş, bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi | Hukuki yükümlülük (ç) ve meşru menfaat (f) |
| Depoya girişlerin kontrolü ve güvenliği | Sözleşmenin ifası (c) ve meşru menfaat (f) |
| Eşya sigortası tercih edilmişse sigorta işlemlerinin yürütülmesi | Sözleşmenin ifası (c) |
| Hizmet kalitesinin ölçülmesi (memnuniyet anketi), talep ve şikâyetlerin yönetimi | Meşru menfaat (f) |
| Alacakların takibi, uyuşmazlıklarda hukuki süreçlerin yürütülmesi; yetkili kurumların taleplerinin karşılanması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e); hukuki yükümlülük (ç) |
Kampanya ve duyuru gibi ticari elektronik iletiler yalnızca 6563 sayılı Kanun uyarınca onay vermeniz hâlinde gönderilir ve İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilir; onayınızı her iletideki ret seçeneğiyle veya bize başvurarak dilediğiniz an geri alabilirsiniz. Sözleşmenize ilişkin bilgilendirme mesajları (ödeme, yenileme, randevu) ticari ileti değildir.
4. Toplama yöntemi
Kişisel verileriniz; teklif formu, müşteri paneli, dijital sözleşme ve ödeme sayfaları aracılığıyla elektronik ortamda; şubemizde sözlü veya yazılı olarak sizden; eşya fotoğrafları teslim sırasında çalışanlarımızca; işlem güvenliği verileri ise sistemin kullanımı sırasında otomatik olarak toplanır.
5. Kimlere ve hangi amaçla aktarıyoruz?
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü olarak, Kanun'un 8. ve 9. maddelerine uygun şekilde şu alıcılara aktarılabilir:
- Yazılım ve barındırma hizmeti sağlayıcımız (veri işleyen): Depo Yönetim; kayıtların güvenli şekilde saklanması ve sistemin işletilmesi amacıyla, yalnızca talimatımızla.
- Mesaj hizmet sağlayıcıları: SMS hizmet sağlayıcımız; e-posta için yazılım sağlayıcımızın e-posta altyapısı; bilgilendirme mesajlarının size ulaştırılması amacıyla.
- Bankalar ve ödeme kuruluşları: kartla ödemenin ve iadenin gerçekleştirilmesi, havale / EFT'nin takibi amacıyla. Kart bilgileriniz doğrudan bankanın veya ödeme kuruluşunun 3D Secure sayfasında girilir.
- Mali müşavir ve muhasebe hizmeti sağlayıcıları: vergi ve muhasebe yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla.
- Sigorta şirketi: anlaşmalı sigorta şirketi; eşya sigortasını tercih etmeniz hâlinde poliçe ve hasar işlemleri amacıyla.
- Avukatlar, icra daireleri ve yargı mercileri: alacak takibi ve uyuşmazlıkların çözümü amacıyla.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: talep edilmesi hâlinde, kanuni yükümlülükler kapsamında.
Yurt dışına aktarım
Yazılım sağlayıcımızın kullandığı bazı altyapı hizmetleri Türkiye dışındadır; bu aktarımlar Kanun'un 9. maddesine uygun olarak, yeterlilik kararı bulunmayan ülkeler için standart sözleşme imzalanıp Kurul'a bildirilerek yapılır.
6. Saklama süreleri
- Depolama sözleşmesi ve buna ilişkin kayıtlar: sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren genel zamanaşımı süresi olan 10 yıl (Türk Borçlar Kanunu md. 146).
- Fatura, tahsilat ve muhasebe kayıtları: ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından itibaren 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu md. 82; Vergi Usul Kanunu md. 253).
- Eşya fotoğrafları: eşyalarınızın tamamı teslim edildikten sonra 2 yıl (önerilen) içinde otomatik olarak silinir; sözleşme ve teslim tutanakları saklanmaya devam eder.
- Teklif formu ile iletilen bilgiler: sözleşmeye dönüşmezse talepten itibaren 1 yıl içinde otomatik olarak silinir.
- Gönderilen mesajların kayıtları: gönderimden itibaren 2 yıl içinde otomatik olarak silinir.
- Giriş ve işlem güvenliği kayıtları: en fazla 2 yıl.
Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Kanun'un 11. maddesi kapsamındaki haklarınız
Kişisel veri sahibi olarak, 6698 sayılı Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Başvuru yolu
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; kimliğinizi tespit edici bilgiler (ad soyad, T.C. kimlik numarası ya da yabancılar için uyruk ve pasaport / kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve talep konusunu içerecek şekilde aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:
- Islak imzalı dilekçeyle şahsen ya da noter aracılığıyla: Hadımköy Mah. Depo Cad. No:12 Arnavutköy / İstanbul
- Güvenli elektronik imza veya mobil imzalı olarak kayıtlı elektronik posta (KEP) aracılığıyla (KEP adresimiz talep hâlinde bildirilir)
- Daha önce tarafımıza bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden: info@takiplog.com
Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (Kanun md. 14).